Economize tempo com o Sistema de Protocolo

Perder tempo procurando documentos prejudica a produtividade do seu órgão ou empresa sua empresa e pode passar uma má impressão de amadorismo e falta de organização cidadão ou cliente. A situação se agrava quando os arquivos foram perdidos ou extraviados. É nessas horas que você sente falta de um sistema de protocolo eletrônico de documentos para organizar a papelada.

Com a função de controlar a movimentação (entrada e saída) de documentos, o protocolo estabelece um padrão para catalogar, arquivar e encaminhar todos os arquivos sob responsabilidade. Além de armazenar eletronicamente os documentos, garantindo a segurança dos mesmos.

Com um sistema de protocolo eletrônico, seu órgão ou empresa poderá gerar documentos de forma mais rápida e ágil, e reutilizá-los futuramente, sem a necessidade de criá-los desde o início, toda vez que for necessário a utilização do mesmo tipo de documento.

Como criar um protocolo de recepção de documentos

Em primeiro lugar, é preciso entender que, com uma estrutura enxuta, todos os servidores devem conhecer o protocolo de recepção de documentos, já que, às vezes, não é possível designar uma pessoa para a função em turno integral.

O protocolo de recepção de documentos pode incluir os seguintes processos:

– Separar as correspondências e documentos de conhecimento comum daquelas com caráter sigiloso, encaminhado as confidenciais aos seus respectivos destinatários;
– Conhecer o conteúdo das correspondências de conhecimento comum e requisitar documentos antecedentes, se existirem;
– Classificar o documento de acordo com o método específico do seu órgão, carimbando-o;
– Elaborar um histórico de tramitação e resumo do documento;
– Preparar a ficha de protocolo, preferencialmente em duas vias, e anexar a segunda via da ficha ao documento;
– Arquivar as fichas de protocolo;
– Acompanhar o trâmite de cada documento e verificar prazos, status e pendências.

Com o protocolo automatizado, é possível agilizar ainda mais a rotina do seu órgão e organizar.

Por que criar um protocolo de recepção de documentos?

Entre as vantagens de adotar um protocolo para a recepção de documentos, pode-se citar:

Melhora na organização

Ao saber que os documentos estão devidamente arquivados e a uma simples consulta de distância, você permite que o seu cérebro concentre-se naquilo que realmente importa.

Uma preocupação a menos em meio aos problemas do dia a dia. Mas não é só isso, manter o processo organizados tende a criar uma política de responsabilidade internamente.

Economia de tempo

Quando os documentos estão devidamente organizados e protocolados, a rotina é agilizada e ninguém perde tempo procurando os arquivos. Depois de implantar os processos, é possível esperar uma melhora na produtividade, principalmente daqueles que lidam diariamente com os arquivos ou dependem deles.

Garantia jurídica

Por fim, vale lembrar que um protocolo bem estruturado com carimbos, assinaturas e registros válidos legalmente, pode servir como prova jurídica em caso de necessidade. Mais um motivo para investir nessa área. Ou você prefere abrir mão dessa garantia?

Atender à legislação

 

Por meio do Sistema de Protocolo, o órgão poderá tramitar os pedidos de solicitação de informações realizados através dos canais de Ouvidoria e eSIC – Sistema Eletrônico de Acesso à Informação. Solicitações recebidas por estes canais, tem por obrigatoriedade um tempo de atendimento para resposta, conforme publicado na Lei de Acesso à Informação e Transparência.